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Votre confidentialité

Politique de confidentialité

Chez Motovan, nous sommes commis à fournir un service exceptionnel à notre clientèle. Comme que nos services inclus la collectent, utilisation et divulgation de certains renseignements personnels de nos clients, la protection de ces renseignements est une de nos plus grandes priorités.

Bien que nous ayons toujours respecté la confidentialité et protégé les renseignements personnels de nos clients, nous avons renforcé notre engagement de protéger les renseignements personnels en conséquence de la Loi sur la Protection des Renseignements Personnels et les Document Électroniques (LPRPDE). La LPRPDE, entrée en vigueur le 1er janvier 2004, définit les règles de base sur comment les entreprises et organisations sans but lucratif peuvent faire la collecte, utilisation et divulgation de renseignements personnels.

Nous informerons nos clients pourquoi et comment nous fessons la collecte, utilisation et divulgation des renseignements personnels, et nous obtiendrons leur consentement où il est requis et nous gèrerons les renseignements personnels dans une manière ou une personne raisonnable le considérerais comme approprié selon les circonstances.

La Loi sur la Protection des Renseignements Personnels et les Document Électroniques, en conformité avec la LPRPDE, décrit les principes et les pratiques que nous suivrons pour protéger les renseignements personnels de nos clients. Notre engagement de confidentialité consiste à veiller sur l’exactitude, confidentialité et sécurité des renseignements personnels de nos clients et permettent à nos clients de demander l’accès et la correction de leurs renseignements personnels. 

Champ d’application de cette Politique 

Cette loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques s’appliquent à Motovan et ses filiales. Cette politique s’applique également à n’importe quels fournisseurs de services qui collectent, utilisent ou divulguent des renseignements de la part de Motovan.

Définitions 

Renseignements personnels – signifie les renseignements sur un individu identifiable. Les renseignements personnels n’incluent pas les coordonnées (décrit ci-dessous).

Coordonnées – signifie les renseignements qui permettrait a l’individu de se faire contacter à son lieu de travail et consiste du nom, titre et position occupée, numéro de téléphone au travail, adresse de l’entreprise, courriel d’entreprise ou numéro de fax. Les coordonnées ne sont pas couvertes par cette politique ou par la LPRPDE.

Agent de confidentialité de l’entreprise -  signifie l’individu désigné responsable de s’assurer que Motovan conforme à cette politique ainsi qu’à la LPRPDE.

 

Politique 1 – Collecte de renseignements personnels 

1.1  À moins que l’objet de collecter les renseignements personnels soit évidant et que le client fournit ses renseignements personnels volontairement, nous communiquerons à l’objet pour lequel les renseignements personnels sont collectés, soit par écrit ou à l’orale, avant ou au moment de la collecte. 

1.2  Nous collecterons seulement les renseignements nécessaires pour atteindre les objectifs suivants :

  • Afin de vérifier l’identité;
  • Afin de vérifier la solvabilité; 
  • Afin d’identifier les préférences du client; 
  • Afin de comprendre les besoins (financière, bancaire, matière d'assurance) de nos clients; 
  • Afin d’ouvrir et de gérer un compte;
  • Afin de livrer les services et produits demandés; 
  • Afin de garantir une réservation de voyage ou d’hôtel; 
  • Afin de contacter nos clients pour campagnes de financements;
  • Afin d’assurer un niveau de service élevé à nos clients; 
  • Afin de répondre aux exigences réglementaires;

Politique 2 – Consentement 

2.1 Nous obtiendrons le consentement du client pour la collecte ou divulgation de renseignements, sauf si, comme il est indiqué ci-dessous, nous sommes autorisées de le faire sans consentement.

2.2 Le consentement peut être fourni oralement, par écrit, par voie électronique, par l’intermédiaire d’un représentant autorisé, ou il peut être implicite si l’objet de la collecte, l’utilisation ou de la divulgation des renseignements personnels serait considérée comme évident et que le client fournirait volontairement ses renseignements personnels à cet effet.

2.3 Le consentement peut également être implicite lorsqu’un client reçoit un avis et une occasion raisonnable de retirer ses renseignements personnels pour qu’ils ne pas soient utilisés pour des envois postaux ou la commercialisation de nouveaux produits ou services.

2.4 Sous réserves de certaines exceptions, ex. les renseignements personnels sont nécessaire pour fournir le service ou le produit, ou le retrait du consentement causerait de la frustration au niveau de la performance d’une obligation légale, les clients peuvent retenir ou retirer leur consentement pour pas que Motovan n'utilise leurs renseignements personnels dans certaines façons. La décision du client de retenir ou de retirer le consentement peut restreindre notre capacité de livrer un service ou produit en particulier. Si c'est le cas, nous expliquerons la situation pour aider le client à prendre une décision.

2.5 Nous pouvons faire la collecte, utilisation et divulgation de renseignements personnels sans le consentement du client dans les circonstances limitées suivantes :

  • Quand la collecte, utilisation ou divulgation des renseignements personnels est permise ou requise par la loi;
  • En cas d’urgence, où la vie, la santé ou la sécurité d’un individu est menacé;
  • Quand les renseignements personnels sont disponibles à partir d’une source publique (ex. un annuaire téléphonique); 
  • Lorsque nous avons besoin de conseils juridiques d’un avocat; 
  • Aux fins de recouvrer une dette;
  • Pour nous protéger contre la fraude; 
  • Pour enquêter sur une violation anticipée d’un accord ou d’une violation de droit;

Politique 3 – L’utilisation de la divulgation de renseignements personnels

3.1  Nous utiliserons ou divulgueront les renseignements personnels du client seulement pour réaliser les fins déterminées au moment de la collecte [ou pour un objectif relié à ces fins]. 

  • De mener des enquêtes auprès des clients afin d’améliorer la prestation de nos services; 
  • De contacter directement nos clients sur les produits et services qui peuvent les intéresser; 

3.2  Nous n’utiliserons ni ne divulguerons les renseignements personnels du client à des fins supplémentaires [sauf si nous avons le consentement de le faire]. 

3.3  Nous ne vendrons aucune liste de clients ou de renseignements personnels à d’autres parties [sauf si nous avons le consentement de le faire.]

Politique 4 – Conservation des renseignements personnels 

4.1  Si nous utilisons les renseignements personnels des clients pour prendre une décision qui affecte le client directement nous garderons ces renseignements personnels pour au moins un an de sorte que le client aille une possibilité raisonnable d’y accéder. 

4.2  Soumis à la politique, nous conserverons les renseignements personnels du client tant et aussi longtemps qu’il est nécessaire pour réaliser les fins déterminées ou pour un but légal ou d'affaires. 

Politique 5 – Assurer l’exactitude des renseignements personnels

5.1 Nous ferons des efforts raisonnables pour s’assurer que les renseignements personnels du client sont exacts et complets où ils peuvent être utilise pour prendre une décision aux prés du client ou divulgués à une autre organisation.

5.2 Les clients peuvent demander la correction de leurs renseignements personnels afin d’assurer leur exactitude et exhaustivité.  La demande de correction des renseignements personnels doit être fait par écrit et doit fournir suffisamment de détails pour identifiés les renseignements personnels et la correction demandée.

5.3 Si le renseignement personnel se démontre en étant inexacte ou incomplet, nous corrigerons ce renseignement et nous enverrons le renseignement corrigé aux organisations aux quel nous l’avons divulgué dans l’année précédente. Si la correction n’est pas faite, nous indiquerons dans le dossier du client qu’une demande de correction a été faite.

Politique 6 – Obtention de renseignements personnels 

6.1 Nous sommes commis d’assurer la sécurité des renseignements personnels de nos clients afin de les protéger contre l’accès non-autorisé, la collecte, divulgation, copie, modification, l’élimination ou risques similaires.

6.2 Nous utiliserons des mesures de sécurité appropriée lors de la destruction des renseignements personnels de nos clients, tels que le déchiquetage de documents ou la suppression d’informations stockées électroniquement.

6.3 Nous continuerons d’examiner et de mettre à jour nos politiques de contrôles et de sécurité pendant que la technologie continue d’avancer pour assurer la sécurité continuelle des renseignements personnels. 

Politique 7 – Fournir l’accès aux renseignements personnels aux clients 

7.1 Les clients ont le droit d’accéder à leurs renseignements personnels sous réserve d’exceptions limitées.

7.2 La demande d’accès aux renseignements personnels doit se faire par écrit et elle doit fournir suffisamment de détails afin d’identifié l’information recherchée.

7.3 À la demande, nous informerons nos clients de comment nous utilisons leurs renseignements personnels et à qui qu’ils ont été communiqués si applicable.

7.4 Nous ferons en sorte que les renseignements personnels demandés soient accessibles d’ici 30 jours ouvrables. Si nous avons besoin de plus de temps pour répondre à cette demande, nous aviserons le client par écrit.

7.5  Des frais minimes peuvent être facturés pour avoir fourni l’accès aux renseignements personnels. Nous informerons le client s’il y a des frais et nous demanderons d’autres directives auprès du client afin de savoir si nous devons continuer de traiter la demande.

7.6 Si une requête est refusée en partie ou en totalité nous aviserons le client par écrit en fournissant les raisons de refus et le recours à la disposition du client. 

Politique 8 – Questions et Plaintes : Le rôle de l’agent de confidentialité de l’entreprise 

8.1 L’agent de confidentialité de l’entreprise est responsable d’assurer la conformité de Motovan auprès de cette politique ainsi qu’auprès de la LPRPDE.

8.2 Les clients devraient diriger toutes les plaintes, préoccupations, ou questions concernant Motovan par écrit à l’agent de confidentialité de l’entreprise.

Coordonnées de l’agent de confidentialité : 

Franco Lipari : contact@motovan.com